22. A rotina como produto: transformar serviço em processo repetível

ao terminar, a pessoa sabe escrever um item de rotina com os sete campos, escolher a recorrência certa e montar a rotina inteira de um cliente — com as horas dela batendo com o preço cobrado.

⏱ 10 minMódulo 57 blocos📎 Modelos de rotina prontos
Vídeo em breve

Esta aula está gravada em texto: a estrutura, as tabelas e as contas estão logo abaixo, na mesma ordem em que aparecem no vídeo. Deixe o e-mail e você recebe o aviso no dia em que ele for publicado.

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Sobre esta aula

Rotina é o que transforma serviço em produto: o mesmo trabalho, na mesma ordem, no mesmo dia do mês, feito por qualquer pessoa da equipe. Um item de rotina tem sete campos — nome, categoria, recorrência, dia, horas estimadas, responsável e checklist — e tarefa sem dia não é rotina, é intenção. A aula monta a rotina completa da Clínica São Marcos, nível Completo: nove itens entre diários, semanais e mensais, somando exatamente as 16 horas que geraram o honorário de R$ 2.000 no módulo 3.

O que está nesta aula

  • A mesma semana com e sem rotina: onde o conhecimento mora, em você ou no processo.
  • Os sete campos de um item: nome, categoria, recorrência, dia, horas, responsável e checklist.
  • Horas estimadas por ocorrência, não por mês — é a ocorrência que a pessoa executa.
  • Diária é para o que estraga se acumular; semanal para o que tem lote; mensal para o fechamento.
  • O erro do dia 5: 20 clientes fechando no mesmo dia criam pico na semana 1 e ociosidade nas outras três.
  • A rotina completa da Clínica São Marcos: 9 itens, 16,00 h no mês, fechando bloco a bloco com a aula 14.
  • A rotina é a estimativa executável — e quando o real der 22 h, ela é a base da conversa de reajuste.
Material · em produção

Modelos de rotina prontos

As rotinas mensais, semanais e diárias dos quatro níveis de serviço, prontas para importar.

A aula, bloco a bloco

É o mesmo conteúdo do vídeo, na mesma ordem — com as tabelas e as contas para você conferir com calma.

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Abertura

Rotina é o mesmo trabalho, na mesma ordem, no mesmo dia, por qualquer pessoa da equipe.
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Por que a rotina é o produto

A mesma semana, com e sem rotina

Sem rotina

  • dia 8: o pagamento da clínica é hoje?
  • dia 12: ela já mandou os documentos?
  • dia 20: o relatório do mês passado não saiu
  • o conhecimento mora em você

Com rotina

  • pagamento toda terça, com responsável e checklist
  • o que faltou aparece como pendente
  • ninguém pergunta
  • o conhecimento mora no processo
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Os sete campos de um item de rotina

Os sete campos de um item de rotina
CampoA regra
Nomeverbo no infinitivo + objeto, testável
Categoriaconciliação, pagar, receber, fluxo, relatório
Recorrênciamensal, semanal ou diária
Diatarefa sem dia não é rotina, é intenção
Horas estimadaspor ocorrência, não por mês
Responsávelum nome só — dois donos é nenhum dono
Checklistos passos de dentro, escritos na terceira vez
O checklist de "Rodar o lote de pagamentos"
  1. Conferir os documentos recebidos contra a lista de fornecedores
  2. Conferir valor e vencimento contra o pedido ou o contrato
  3. Montar o lote e enviar para aprovação da cliente
  4. Agendar no banco o que foi aprovado
  5. Salvar o comprovante na pasta do mês
  6. Registrar na lista de pendências o que ficou sem documento
04:00

Mensal, semanal, diária: qual usar

Qual recorrência usar
RecorrênciaPara o queO teste
Diáriao que estraga se acumularacumular 5 dias dói?
Semanalo que tem lotejuntar economiza tempo?
Mensalfechamento, relatório e reuniãosó acontece uma vez?
O erro do dia 5
  • 20 clientes com relatório no dia 5 = pico na semana 1 e ociosidade nas outras três
  • Escalone: grupo A no dia 5, grupo B no dia 8, grupo C no dia 10
  • Deixe escrito o que fazer quando o dia cair no fim de semana
  • Puxe sempre para o dia útil anterior, nunca para o seguinte
05:35

A rotina da Clínica São Marcos, 16 horas distribuídas

Clínica São Marcos — rotina diária e semanal
ItemQuandoPor vezNo mês
Conciliar o movimento do diatodo dia útil0,25 h5,25 h
Rodar o lote de pagamentosterça0,75 h3,00 h
Recebíveis e régua de cobrançaquarta0,50 h2,00 h
Cobrar o documento que faltouquinta0,25 h1,00 h
Atualizar o fluxo de 30 diassexta0,25 h1,00 h
Clínica São Marcos — rotina mensal
ItemQuandoNo mês
Fechar a conciliação com a maquininhadia 30,75 h
Organizar e arquivar os documentosdia 41,00 h
Montar e publicar o relatório do mêsdia 51,50 h
Reunião de 30 minutos com a clientedia 80,50 h
Total da rotina no mês9 itens16,00 h
A rotina fecha com a estimativa da aula 14
Bloco da aula 14EstimadoNa rotina
Conciliação, banco e maquininha6 h5,25 + 0,75
Contas a pagar4 h3,00 + 1,00
Contas a receber e cobrança2 h2,00
Fluxo de caixa e documentos2 h1,00 + 1,00
Relatório e reunião2 h1,50 + 0,50
Total16 h16 h
08:00

A rotina é a estimativa que alimenta o preço

Da rotina ao preço, e de volta
LinhaValor
Rotina da clínica16 h no mês
Honorário — 16 h × R$ 125,00R$ 2.000
Custo — 16 h × R$ 75,00− R$ 1.200
Imposto de 10%− R$ 200
MargemR$ 600
R$ 600 sobre R$ 2.000 é 30% — a mesma conta da aula 14
Quando o real passa do estimado
16 ha rotina estimada
22 ho que as horas apontadas mostraram
R$ 2.750o honorário que essas horas pedem
é assim que começa a conversa de reajuste da aula 13
09:25

Fechamento

Escreva a rotina antes do primeiro mês de operação. Depois vira arqueologia.